Tại Việt Nam, các doanh nghiệp hoạt động vừa và nhỏ đóng một vai trò quan trọng trong nền kinh tế, chiếm tỷ trọng 98% trong toàn bộ các doanh nghiệp, đóng góp 50% cơ hội việc làm và 40% GDP của cả nước. Sau khi Luật Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ được ban hành năm 2017, số lượng doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng tăng theo cấp số nhân bởi các chính sách ưu đãi, giảm giá của chính phủ về tiền thuê mặt bằng cũng như tạo điều kiện để doanh nghiệp nhỏ có thể tiếp cận các nguồn hỗ trợ tài chính. Tuy thuận lợi là thế, các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn phải đối mặt với vô vàn thách thức về cách tiếp cận thị trường, tiếp cận nguồn tài chính đồng thời là sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp nước ngoài. 

Những thách thức này đòi hỏi các doanh nghiệp phải có kế hoạch và lộ trình phân tích chi tiêu chặt chẽ, đặc biệt với các mảng, ngành hàng chủ chốt để từ đó có thể tiết kiệm được ngân sách trong quá trình mua sắm. Chỉ khi cảm nhận được và nhìn thấy những lợi ích của việc phân tích chi tiêu, doanh nghiệp sẽ có góc nhìn đa chiều hơn về việc sử dụng nguồn tiền cũng như xác định được các cơ hội tiết kiệm tiền trong tương lai khi mà doanh nghiệp cần phát triển và mở rộng về mặt quy mô. 

Phân tích chi tiêu đối với doanh nghiệp

Phân tích chi tiêu ở doanh nghiệp được hiểu là quy trình phân tích lịch sử mua hàng để xác định được các nguồn cung ứng mang lại cơ hội tiết kiệm lớn nhất cho doanh nghiệp. Nguồn dữ liệu dùng để phân tích được thu thập từ nhiều nguồn và hệ thống khác nhau như: hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), hệ thống mua sắm điện tử (eProcurement),... Các nguồn dữ liệu sau khi được tổng hợp và phân tích sẽ xử lý thành thông tin có thể sử dụng giúp thúc đẩy quá trình tiết kiệm và phân bổ chi tiêu hợp lý. 

Tầm quan trọng của phân tích chi tiêu

Thông thường, các tổ chức, doanh nghiệp quản lý được khoảng 60% tổng chi tiêu, 40% còn lại phụ thuộc vào các yếu tố ngoài tầm kiểm soát. Vì thế, đầu tư một giải pháp phân tích chi tiêu hiệu quả là điều kiện tiên quyết và quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp tại thị trường đang phát triển và năng động như Việt Nam.

Việc tận dụng phân tích nguồn dữ liệu lớn từ đó đưa ra các kế hoạch chi tiêu thông minh sẽ tạo cho doanh nghiệp không ít những cơ hội và lợi thế cạnh tranh trên thương trường. Cùng điểm qua một số lợi thế để minh chứng “phân tích chi tiêu” không chỉ nên mà thực sự cần thiết phải làm.

Dự báo chi tiêu tốt hơn

Việc dự báo chi tiêu định kỳ đặt nền tảng cho việc phân tích chi tiêu của doanh nghiệp. Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều quản lý và sử dụng những nguồn ngân sách khác nhau, dự báo chi tiêu từ trước giúp các bộ phận có thể ước lượng và thực tế hơn khi lập các kế hoạch chiến lược. Để việc phân tích tốt hơn, doanh nghiệp cũng cần chú ý phân loại các nhóm hàng mua sắm giúp dễ dàng theo dõi giá cả, mức chênh lệch.

Tối ưu quan hệ hợp tác với nhà cung cấp

Với những tổng hợp cụ thể về hoạt động chi tiêu, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về hiệu suất của nhà cung cấp từ đó đưa ra những kết nối, quan tâm sâu sắc nhằm đảm bảo mối quan hệ hợp tác giữa hai bên. Những dữ liệu và con số chính là cơ sở tốt để một doanh nghiệp, tổ chức có thể đánh giá, đàm phán với nhà cung cấp tạo ra các lợi ích chung. 

Hiểu rõ tình hình chi tiêu 

Thông qua việc phân tích chi tiêu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng mường tượng được tình hình tài chính và chi tiêu từ đó áp dụng các mô hình giúp quy trình mua sắm gọn gàng và hiệu quả hơn. Ngoài chuyện “kết thân” được với các nhà cung cấp, hiểu rõ tình hình chi tiêu còn giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tối ưu đồng thời duy trì mức tồn kho của các món hàng hóa ở mức ít rủi ro nhất. 

Từng bước thực hiện phân tích chi tiêu hiệu quả

Để một tổ chức, doanh nghiệp có khả năng phân tích chi tiêu hiệu quả, cần thực hiện tốt ngay từ quá trình thu thập dữ liệu cho đến khâu phân tích dữ liệu.

Bước 1: Xác định các khoản chi của doanh nghiệp

Các khoản chi của một tổ chức hay doanh nghiệp sẽ dựa trên quy mô và cách thức hoạt động của nó nhưng về cơ bản sẽ có một số khoản chi nhất định bất kỳ đâu cũng phải có đó là tiền lương, tiền công nhân viên, chi phí quảng cáo và tiếp thị, dịch vụ, hóa đơn, giấy phép, phần mềm, tiền thuê mặt bằng,... Là người đứng đầu một tổ chức hay doanh nghiệp, điều bạn cần làm là hiểu rõ tính chất của việc chi tiêu, cụ thể cách làm là trả lời các câu hỏi khi sử dụng các khoản tiền, các khoản chi ra đó với lý do gì, nhà cung cấp sản phẩm là ai, nguồn hàng/ dịch vụ có đa dạng không và có các khoản chi phí phát sinh thêm nào không…? Bằng việc trả lời những câu hỏi, bạn có thể tổng hợp các kết quả và chuẩn bị dữ liệu để tiến hành phân tích. Áp dụng chung một biểu mẫu với các trường dữ liệu cần thiết cho tất cả các khoản chi từ tất cả các phòng ban để hỗ trợ cho quá trình tổng hợp, đối chiếu và so sánh.

Bước 2: Thực hiện phân tích chi tiêu chi tiết

Sau khi đã hợp nhất dữ liệu, bước tiếp theo là phân tích các khoản chi tiêu. Mục đích của việc này là tạo ra một bảng báo cáo quy chuẩn cho phép tổ chức, doanh nghiệp xác định được xu hướng và thói quen chi tiêu cần cải thiện. Để làm điều này, hãy đặt ra các KPI như thời gian của một chu kỳ mua sắm, chi phí tiết kiệm được, và năng lực nhà cung cấp. Các KPI sẽ giúp so sánh dữ liệu với các chỉ số mục tiêu và đảm bảo hiệu quả của doanh nghiệp.

Theo dõi các chi tiêu đối với từng nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi được các khoản chi phí có thể tiết kiệm hay cắt giảm. Với công cụ phân tích chi tiêu phù hợp, doanh nghiệp sẽ nhìn ra được những chỗ đang chi tiêu quá mức và xác định được những cơ hội cải thiện chi phí.

Bước 3: Phân tích và cải thiện quy trình mua sắm

Với những đúc kết rút ra từ việc phân tích chi tiêu, giờ là lúc để doanh nghiệp bắt tay cải thiện mối quan hệ với các nhà cung cấp nhằm thương thảo lại các hợp đồng mới tốt hơn.

Từ các dữ liệu, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa mọi quy trình mua sắm, đơn cử như việc đàm phán và cải thiện hợp đồng định giá với các nhà cung cấp, giảm lộ trình, chu kỳ mua hàng giúp việc mua bán, trao đổi thuận tiện và dễ dàng hơn.

Thêm vào đó, để việc quản lý chi tiêu được phát huy hiệu quả, đừng quên đề cập đến các “hạng mục phát sinh” (Tail end spend) trong quá trình đàm phán hợp đồng, để có thể tiết kiệm tốt nhất các khoản mua sắm về sau.

Bước 4: Lặp đi lặp lại

Phân tích chi tiêu không phải là chuyện chỉ thực hiện một lần là xong. Ngược lại, nó phải được áp dụng xuyên suốt trong mọi giao dịch và cần được đánh giá liên tục để từ đó doanh nghiệp có thể cải tiến quy trình cũng như xác định các khoản có thể cắt giảm nhằm tiết kiệm tối đa chi phí.

Tự động hóa phân tích chi tiêu

Dẫu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang nhận được nhiều ưu ái từ chính phủ, nền kinh tế phát triển tạo ra nhiều điều kiện, cơ hội tốt cho tất cả doanh nghiệp và lực lượng lao động tay nghề ngày càng cao thì tương lai vẫn luôn là điều không thể chắc chắn. Đại dịch là một ví dụ điển hình như thế.

Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay những người làm việc tự do (freelancer) ngày nay phải đối mặt với vô vàn những rủi ro và thách thức bên cạnh những thuận lợi. Sẽ không ai có thể dự đoán trước được hành vi của người tiêu dùng và thị trường sẽ thay đổi lúc nào trong tương lai.

Và dẫu vậy, để giảm thiểu cũng như ngăn chặn những rủi ro có thể xảy đến thì doanh nghiệp hay những cá nhân cũng có thể tận dụng phân tích chi tiêu để kiểm soát hành vi tài chính của mình. Việc hiểu rõ các khoản chi tiêu sẽ cho phép mọi cá nhân hay tổ chức có thể đưa ra các quyết định mua sắm thông minh và sáng suốt, từ đó tối ưu chi phí và kết quả kinh doanh chung của mình.

Hiện nay trên thị trường công nghệ, đã có một số các ứng dụng có thể giúp cá nhân và doanh nghiệp quản lý tốt việc phân tích chi tiêu này, ví Ting tự hào là một trong số đó. Bằng việc đăng ký và sử dụng ví để giao dịch mua hàng, doanh nghiệp hay cá nhân đều sẽ dễ dàng theo dõi được mọi hoạt động chi tiêu, giao dịch ngay trên app. App Ting hiện nay đã có mặt trên cả Google Play và App Store, tải về để trải nghiệm nhé!