“Ước gì một ngày dài hơn 24 tiếng!”

Có lẽ bất kì ai cũng từng có suy nghĩ như vậy khi đã bù đầu bù cổ làm việc nhưng mọi chuyện mãi không thể xong nổi. Trong xứ sở của thời gian, sẽ không có sự phân biệt giai cấp, màu da, hay chủng tộc nào cả. Sẽ không vì bạn là một ai đó “đặc biệt” mà được ưu tiên phát cho thêm một giờ mỗi ngày. Tất cả chúng ta đều có giống nhau 24 giờ để hoàn thành tất cả mọi thứ. Vậy làm sao để chúng ta có thể sống trọn vẹn 24 giờ được cho mà không đòi hỏi gì thêm? Trong bài viết này, cùng Ting tìm hiểu những điều cơ bản cần biết để có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn nhé!

Mục tiêu cụ thể
Xác định mục tiêu của bản thân trong từng giai đoạn là một việc quan trọng. Khi bạn biết mình đang cố gắng vì điều gì, bạn sẽ sử dụng thời gian một cách hiệu quả và đúng trọng tâm hơn. Từ những mục tiêu cần đạt được, bạn cần xây dựng cho mình thứ tự những việc cần ưu tiên. Mục đích của việc này sẽ giúp bạn nhận ra đâu là công việc thực sự quan trọng cần hoàn thành, tránh sa lầy vào những việc không thực sự có ích cho mục tiêu ban đầu đề ra. Bên cạnh đó, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên còn sẽ giúp bạn ước tính được khối lượng công việc cần thực hiện trong từng khoảng thời gian. 

Kế hoạch rõ ràng
Sau khi đã có mục tiêu cụ thể và danh sách ưu tiên rõ ràng thì bây giờ chúng ta sẽ chuyển sang giai đoạn mới: lập kế hoạch chi tiết. 

• Lập kế hoạch mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng
• Lập kế hoạch tháng vào đầu mỗi tháng
• Lập kế hoạch tuần vào cuối tuần trước đó
• Lập kế hoạch ngày vào tối ngày trước đó

Ở giai đoạn này, bạn cần liệt kê ra những đầu việc cần làm và sắp xếp thời gian để thực hiện. Lưu ý, càng lập kế hoạch một cách cẩn thận và chi tiết, bạn càng hoàn thành được công việc nhanh hơn. Tiếp theo đó là việc tự đặt ra thời hạn cho các đầu việc cần hoàn thành. Việc này sẽ còn phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng và quyết tâm của bạn để đặt được khoảng thời gian hợp lý nhất nên hãy cân nhắc và quan sát bản thân để tìm ra. Dành thời gian đủ nhiều cho một việc nào đó, bạn sẽ có cơ hội hiểu sâu và tường tận hơn về nó.  

Tập trung cao độ
Sự lên ngôi của mạng xã hội và công nghệ 4.0 khiến việc tập trung ngày càng trở nên khó khăn bởi vô vàn các yếu tố giải trí hấp dẫn từ bên ngoài. Không còn dễ dàng để chúng ta dành thời gian và tập trung suy nghĩ về một điều gì đó thật lâu và sâu.

Để chỉ mặt gọi tên từng yếu tố một, bạn cần thành thật với bản thân để ghi xuống tất cả những yếu tố gây xao nhãng trong khi làm việc, giảm đi tối đa sự gián đoạn trong giờ làm việc như vừa viết bài vừa trả lời tin nhắn trên Facebook. Cần loại bỏ tối đa những việc gây xao nhãng đó đồng thời cần hạn chế làm quá nhiều việc cùng một lúc. Có một câu chuyện thú vị trên trang blog nọ chia sẻ:

Người đi đường hỏi sư thầy: Trước khi đắc đạo, sư thầy làm gì?
Sư thầy: Đốn củi, gánh nước, nấu cơm
Người đi đường hỏi: Vậy đắc đạo rồi thì sao?
Sư thầy: Đốn củi, gánh nước, nấu cơm
Người đi đường lại hỏi: Vậy thế thì có khác gì với lúc chưa đắc đạo?
Sư thầy: Trước khi đắc đạo, khi đốn củi thì lo lắng đến gánh nước, lúc gánh nước thì lại nghĩ chuyện nấu cơm, đắc đạo rồi, đối củi thì cứ đốn củi, gánh nước thì là gánh nước, nấu cơm thì cứ nấu cơm. 

Có thể thấy, việc tập trung giúp ta có thể đạt được hiệu cao nhất trong mọi công việc. Để hỗ trợ tối ưu cho việc tập trung, bạn đọc có thể tham khảo phương pháp tập trung Pomodoro. Pomodoro trong tiếng Ý có nghĩa là quả cà chua, việc sử dụng thời gian theo phương pháp này được dựa trên cơ sở nghiên cứu khoa học về não bộ. Các nhà khoa học về não bộ đã chỉ ra rằng khoảng thời gian cứ mỗi 25 phút thì não bộ sẽ hoạt động hiệu quả nhất và nếu vượt khoảng thời gian này thì khả năng làm việc của não bộ sẽ giảm. Việc sử dụng Pomodoro được dựa theo những nguyên tắc sau:

• Một Pomodoro ứng với 25 phút làm việc và chỉ làm một công việc duy nhất.
• Sau mỗi Pomodoro thì nghỉ ngắn 5 phút, sau 4 Pomodoro thì nghỉ dài từ 15 đến 30 phút.
• Nếu bạn xong việc trước khi Pomodoro kết thúc, hãy dùng thời gian còn lại để kiểm tra công việc đến khi hết giờ.
• Trong các khoảng thời gian nghỉ dài và ngắn phải tận dụng để thực sự nghỉ ngơi hoàn toàn giúp cơ thể lấy lại năng lượng và tinh thần. 

Pomodoro đã được nghiên cứu và sử dụng hiệu quả ở rất nhiều người. Hi vọng bạn cũng có thể thực hành được Pomodoro để cải thiện tình trạng tập trung của mình.

Nhìn nhận, đánh giá bản thân
Có một điểm quan trọng trong lộ trình vẫn thường bị bỏ qua đó chính là việc tự đánh giá hiệu suất làm việc của bản thân. Bởi không phải ai dành đủ thời gian và sự tập trung trong công việc cũng có thể đạt được thành quả lớn. Quy tắc Pareto hay còn gọi là quy tắc 80/20 đã giải thích hiện tượng trên rằng 20% những việc quan trọng nhất sẽ mang lại 80% hiệu quả của toàn bộ công việc. Như vậy, nếu như nhận biết được 20% đặc biệt đó rơi vào thời điểm nào trong ngày, ở hoàn cảnh nào, môi trường nào… từ đó bạn có thể mô phỏng lại và mở rộng 20% thời gian hiệu quả nhất này để nâng cao, phát triển hơn nữa thành quả lao động của mình. 

Nghỉ ngơi đúng lúc
Quản lý thời gian không chỉ là quản lý công việc mà bạn cần quản lý cả sức khỏe thể chất và tinh thần của bản thân. Hãy chắc chắn bạn đủ sức lực để có thể hoàn thành tốt mục tiêu công việc đã đề ra theo hướng đường dài và bền sức hơn. Không nên quá nghiêm khắc và áp lực khi đặt ra những kế hoạch nặng nề gây cảm giác đuối sức.

Bên cạnh công việc, bản thân bạn cũng cần nạp vào những đồ ăn tốt cho sức khỏe, những giấc ngủ chất lượng và các hoạt động thể thao, nghệ thuật tạo ra nhiều nguồn năng lượng tích cực cho bản thân.

Tóm lại là
Việc quản lý thời gian hiệu quả không đơn giản chỉ là tìm đọc những phương pháp hay công cụ hiệu quả nhất để áp dụng vào mà là cơ hội bạn cho chính bản thân mình được thử nghiệm, thất bại, sửa chữa để tìm ra được phương pháp phù hợp nhất với mình.

Benjamin Franklin từng nói “Bạn có thể trì hoãn nhưng thời gian thì không.” Vậy đấy, thời gian là của chính chúng ta, bạn có toàn quyền để sử dụng và đặt luật chơi riêng cho mình. Hoặc bạn sẽ để thời gian thắng bạn, hoặc bạn sẽ làm chủ được thời gian và làm chủ được cuộc chơi của chính mình. Chúc bạn hạnh phúc mỗi ngày với chính thời gian của mình.